Dans un environnement académique exigeant comme le cégep, maîtriser l’organisation et la gestion du temps est crucial. Ces compétences permettent de naviguer efficacement entre cours, projets et engagements personnels, optimisant ainsi la réussite et le bien-être.
1. Les mythes sur l’organisation et la productivité
- Motivation vs discipline : La motivation est fluctuante et émotionnelle, donc peu fiable pour un effort soutenu, tandis que la discipline offre une base stable pour la progression continue, même en l’absence de motivation.
- Le sentiment d’urgence : Contrairement au mythe que l’organisation limite la créativité et que la pression est un moteur d’inspiration, une structure mieux définie peut en fait canaliser la créativité de manière productive, en fournissant un cadre nécessaire pour le développement des idées. De plus, elle favorise un processus itératif, où on peut revenir sur son travail et l’améliorer!
- Procrastination : Souvent perçue comme inoffensive, la procrastination (remettre à plus tard) entraîne des conséquences négatives sur la qualité du travail et la satisfaction. Comprendre ses causes est crucial pour développer des stratégies pour la surmonter. Lorsqu’on procrastine, on se sent d’abord coupable, ensuite vient la panique et finalement on essaie de se trouver des excuses, ce qui nous ramène au point de départ et l’envie de procrastiner à nouveau. C’est un cercle vicieux.
2. Principes d‘organisation
Savoir quelles tâches accomplir et dans quel ordre est crucial pour avancer efficacement. Les étapes clés incluent :
- IDENTIFICATION ET VISION DES TÂCHES : Avoir des visions micro et macro des tâches à effectuer, plutôt que se concentrer seulement sur l’urgence de la tâche à effectuer pour demain.
- Vision Journée : Se concentre sur l’accomplissement des tâches immédiates, favorisant une approche proactive avec des objectifs quotidiens clairs.
- Vision Semaine : Équilibre les tâches à court et moyen terme, permettant une planification flexible et une adaptation aux périodes chargées.
- Vision Session : Offre une perspective à long terme pour la réalisation d’objectifs majeurs, alignant les actions quotidiennes et hebdomadaires sur ces buts.
- PRIORISATION : Utiliser des méthodes comme la matrice d’Eisenhower pour déterminer les priorités.
- Tâches importantes et urgentes : Ce sont des tâches qui nécessitent une attention immédiate et doivent être réalisées dès que possible. Elles sont souvent liées à des échéances rapprochées ou à des crises qui doivent être gérées immédiatement.
- Tâches importantes mais non urgentes : Ces tâches sont cruciales pour atteindre les objectifs à long terme, mais elles n’ont pas besoin d’être complétées immédiatement. Elles devraient être planifiées pour être réalisées après les tâches importantes et urgentes.
- Tâches non importantes mais urgentes : Ces tâches requièrent une action rapide mais ne contribuent pas significativement aux objectifs à long terme. Elles peuvent souvent être déléguées à d’autres personnes.
- Tâches non importantes et non urgentes : Ces activités ne contribuent ni aux objectifs à long terme ni à des besoins immédiats. Elles devraient être minimisées ou éliminées pour libérer du temps pour des tâches plus significatives.
- SUIVI : Allouer du temps pour s’organiser et mettre à jour nos outils
- Consultation et mise à jour : Vérifier et mettre à jourrégulièrement les agendas, listes de tâches et planificateurs pour rester informé des tâches à venir et des échéances.
- Notifications : Utiliser des notifications et des rappels pour ne pas oublier les tâches importantes, ce qui aide à rester sur la bonne voie sans avoir à se souvenir constamment des détails.
- Gratification : Le sentiment d’accomplissement en marquant une tâche comme complétée peut être très motivant et encourager la poursuite de la productivité.
3. Outils d’organisation
Choisir les bons outils d’organisation peut transformer votre façon de travailler. Explorez les options suivantes :
- Outils traditionnels :
- Agendas en papier : Calendriers physiques pour visualiser l’ensemble du mois ou de l’année.
- Listes : Listes de tâches quotidiennes ou hebdomadaires sur papier pour un suivi facile.
- Cahiers de notes : Pour prendre des notes détaillées sur les réunions, les idées, ou les plans de projet.
- Post-it : Notes adhésives pour des rappels rapides ou des tâches urgentes.
- Outils numériques sans gestion
- Google Sheets : Tableurs pour organiser des horaires, des tâches, ou des projets avec une grande flexibilité.
- Padlet : Tableaux virtuels pour compiler des idées, des images, et des listes dans un format visuel.
- Apple Notes, Google Keep : Applications de prise de notes pour enregistrer des idées, des listes de tâches, sans fonction de rappel.
- Outils numériques avec gestion
- Microsoft To-Do: Outil d’organisation numérique qui offre des fonctionnalités telles que la planification quotidienne des tâches, la définition de dates d’échéance et de rappels, ainsi que l’intégration avec d’autres outils Microsoft, facilitant la gestion des tâches et l’amélioration de la productivité.
- Trello : Tableaux de bord basés sur le système Kanban pour organiser des projets avec des cartes et des listes personnalisables.
- Google Tasks : Application de liste de tâches intégrée à Gmail et Google Calendar pour une gestion simple des tâches avec des rappels et des échéances.
- Google Keep: Des listes à cocher super simples et colorées pour organiser toute ta vie!
- Apple Rappels est un outil d’organisation numérique intégré à l’écosystème Apple, offrant des fonctionnalités telles que la définition d’échéances, des rappels personnalisables, et une gestion efficace des tâches, facilitant ainsi la planification et le suivi des activités quotidiennes.
5. Stratégies pour rester concentré
Dans un monde plein de distractions, maintenir la concentration est un défi. Voici comment y parvenir :
- Création d’un environnement de travail sain et productif : Il s’agit d’organiser un espace de travail ordonné, d’opter pour une musique de fond qui favorise la concentration si nécessaire, et de maintenir une vision claire des objectifs et des tâches à accomplir.
- Éloignement des distractions et des tentations : Cela comprend la mise à distance ou l’extinction des appareils susceptibles de distraire, comme les consoles de jeux, la télévision, et le téléphone mobile, ainsi que la fermeture ou la désactivation des logiciels et applications distrayants tels que Discord, Messenger, etc.
- Désactivation des notifications : Activer l’option “Ne pas déranger” pendant les périodes de travail intensif pour éviter les interruptions et conserver une concentration ininterrompue.
- Concentration sur une tâche à la fois : S’appuyer sur une liste de tâches organisée par priorité pour se focaliser exclusivement sur une tâche à la fois, ce qui aide à éviter le piège du multitâche qui peut réduire la qualité du travail et augmenter le stress.
- Alternance entre travail et pauses : Il est conseillé d’alterner entre les périodes de travail intensif et les pauses courtes pour prévenir la fatigue mentale, en utilisant par exemple la technique Pomodoro (25 minutes de travail suivies de 5 minutes de pause).
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